Créer une signature d’email personnalisée [Gmail]

Votre signature email doit être plus qu’un simple « au revoir »

Avec une belle signature vos destinataires consacreront une seconde à votre message avant de l’envoyer vers les méandres de la corbeille.

Réalisez-la de manière créative et cette signature pourrait être un élément fort dans une boîte de réception remplie voir encombrée, c’est aussi via cette petite astuce que vos clients et prospects se souviendront de vous.

Tout comme de belles cartes de visite, les signatures par courrier électronique peuvent aider à transformer un prospect en client. Les signatures de courrier électronique sont les dispositifs de communication les plus simples, mais ils sont aussi la partie la plus ignorée des emails.

Il existe toujours des outils de signature par courrier électronique comme WiseStamp, un service de signature assez populaire. Mais pour donner à la signature de Gmail un trait de votre personnalité, Gmail et Google Drive vous donnent tous les outils pour créer une signature originale.

Les règles de base des signatures électroniques sont claires, avec des limites d’attention limitées. Limitez l’information à ce qui est pertinent, ce que doit retenir votre interlocuteur.

  • Restez simple
  • Soyez conscient de vos besoins professionnels.
  • Si vous représentez l’entreprise pour laquelle vous travaillez, vérifiez les règles.
  • D’une taille convenable pour la lecture mais pas trop grand afin d’éviter le temps de téléchargement du mail.
  • Utilisez le texte pour les détails de contact importants, de sorte que ceux-ci puissent être facilement copiés ailleurs.
  • Assurez-vous que les informations de votre signature apparaissent si l’image ne se charge pas.

Prédéfinir sa signature avec un tableau

Ouvrez votre logiciel de traitement de texte habituel et insérez un tableau dans lequel vous pourrez inclure toutes les informations que vous souhaitez transmettre à votre interlocuteur.

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Pensez au design, avec ou sans bordure, la disposition des éléments (logo, réseaux sociaux, …)

A noter :  la visualisation que vous aurez sur votre éditeur de texte sera tronquée, laissez place à votre imagination ou posez sur papier votre idée, cela vous aidera et vous verrez qu’au final Gmail traitera votre signature comme voulut (enfin si vous avez fait ce qu’il faut aussi).

 

Les outils – Google Drive et Gmail

Pour un usage quotidien, combiner Gmail et Google Drive a beaucoup d’intérêts.
L’hébergement de vos fichiers de signature (logo, pied de page, etc.) ne doit pas se trouver dans un plugin, une extension.

Une fois vos fichiers image de signature (de préférence en .jpg) créés via n’importe quel éditeur graphique, accédez à Google Drive et créez un dossier que vous nommez par exemple « signature mail« . Ceci réalisé, partagez le en mode publique et téléchargez les images de votre signature dans ce dossier.
/ ! \ Attention à ne pas mettre d’autres fichier dans ce dossier, celui-ci étant publique

 

Configurez votre signature dans Gmail

Ouvrez Gmail. Cliquez sur l’icône de la roulette (en haut à droite) et choisissez Paramètres.


Accédez à l’onglet « Général » puis faites défiler jusqu’à la moitié de la page : Signatures.

Copiez / collez votre tableau réalisé avec votre éditeur de texte (Libre Office, Word, …) dans l’espace réservé à la signature.


Collez l’URL de l’image directement ou insérez une image du dossier « Signatures » créé précédemment dans Google Drive.
Si votre image est trop grande, pensez à ne pas l’afficher en taille réelle mais à un autre format proposé. Personnellement, le format « grande » me convient.
Ajustez votre signature avec les informations de texte nécessaires, les liens etc.
Faites défiler jusqu’au bas et enregistrez vos paramètres
Testez la signature en envoyant un courrier électronique à un autre de vos comptes mail ou à un ami et ajustez en fonction.

Soyez créatifs !

Contrairement à l’opinion, vous n’avez pas besoin d’être un artiste pour créer une belle signature par courrier électronique. Tout ce dont vous avez besoin est votre imagination et un peu de temps. Google Drive vous offre tout l’espace nécessaire pour ajouter des images et des photos à vos signatures. Mais une signature doit être subtile, nette et surtout utile !

Je vous ai donné les outils, place à votre créativité pour réaliser votre signature mail et n’hésitez pas à m’en parler en commentaire ou à me demander conseil.

 

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